מתי הגיע הזמן לעבור מאקסל ידני לאוטומציה? חמישה סימנים לעסק

רוב העסקים מנהלים חלק גדול מהעבודה שלהם באקסל. הכלי מוכר, זמין, וכמעט כל עובד יודע להשתמש בו. אבל יש נקודה שבה הגיליון מפסיק לעזור ומתחיל לעלות כסף. המאמר הזה יעזור לכם לזהות אותה.

חמישה סימנים שהגיע הזמן לשדרג

1. מעתיקים נתונים מקובץ לקובץ בכל חודש

דוח חודשי שנבנה מהעתקה ידנית של כמה גיליונות הוא המקום הנפוץ ביותר לטעויות. כל העתקה היא סיכון, וכל סיכון דורש בדיקה נוספת.

2. רק אדם אחד יודע איך הקובץ עובד

כשהקובץ המרכזי של העסק בנוי כך שרק מי שיצר אותו מבין אותו, העסק תלוי באדם אחד. מה קורה כשהוא בחופשה, או עוזב?

3. כל דוח נבנה מחדש מאפס

אם ההנהלה מבקשת את אותו דוח כל שבוע, וכל שבוע מישהו מכין אותו מחדש, זו עבודה שאפשר לאוטומט פעם אחת ולחסוך לאורך כל השנה.

4. מחכים ימים כדי לדעת מה קרה

אם צריך לחכות ימים כדי לדעת איך נראו המכירות או ההוצאות בשבוע שעבר, ההחלטות מתעכבות. לוח בקרה מעודכן נותן תשובה ברגע.

5. הנתונים יושבים בכמה מקומות

חלק במערכת הנהלת החשבונות, חלק בענן וחלק בגיליונות שונים. כשאין מקום אחד שמאחד את הנתונים, קשה לדעת מה המספר הנכון.

מה אוטומציה באקסל יכולה לעשות

אוטומציה באקסל לא מחליפה את הגיליון. היא מחברת אותו לנתונים שכבר קיימים בעסק, ומבצעת את הצעדים החוזרים בלי התערבות ידנית.

לפי הניסיון של D.A.C, מיקרו יישומים כאלה מתאימים לתחומים כמו תפעול, שכר, כספים, תקציב ושיווק. הם יכולים לקלוט נתונים ממסדי הנתונים של הארגון, מהענן או מגיליונות קיימים, ולהציג אותם בלוחות בקרה ברורים למנהלים.

דוגמה מתוך העבודה של החברה: מערכת שקולטת קבצי בקשות להפרשות פנסיוניות, משווה אותם לנתונים מהמערכות המרכזיות, משלימה נתונים חסרים, מזהה חריגים ומעבירה את הנתונים התקינים הלאה. לפי החברה, תהליך שנמשך ימי עבודה רבים בכל חודש מתבצע היום ביום אחד.

איך זה נראה בפועל

לקוחה של החברה תיארה את התהליך שלה כך, בדבריה שמופיעים באתר של D.A.C:

"אני לא מאמינה! זה לקח לי שבועיים להכין את כל המכתבים עם פרטי הצ'קים החוזרים ולשלוח אותם למשווקים. עכשיו זה 3 דקות. הכל אוטומטי, לבד, בלי טעויות."

החברה מתארת את שיטת העבודה שלה בשלושה צעדים: מזהים את הצורך, מתמקדים בו, ומספקים מיקרו יישום. לפי החברה, הפרויקטים מסתיימים תוך ימים בודדים, והעלות שלהם כ-20% מפיתוח רגיל. היעד שהחברה מציבה הוא החזר ההשקעה תוך חודש עד חודשיים.

שלוש שאלות לפני שמתחילים

1. איזה דוח או תהליך לוקח הכי הרבה שעות בחודש?

2. איפה הנתונים נמצאים היום, ומי מעדכן אותם?

3. מי צריך לקבל את התוצאה, ובאיזו תדירות?

התשובות לשאלות האלה הן נקודת ההתחלה. הן מראות איפה כדאי להשקיע קודם.

רוצים לבדוק את התהליך שלכם?

אם אחד מחמשת הסימנים מוכר, שווה לבדוק את התהליך לפני שהוא גדל. ב-D.A.C מתחילים מההבנה של העסק: מה נעשה, איפה הנתונים, וכמה זמן זה לוקח. מכאן מתאימים פתרון לצורך שלכם. לחברה ניסיון של כ-30 שנה בעבודה עם Excel ו-Power BI, לפי מה שמופיע באתר.

לפנייה: צור קשר, או בטלפון 052-5463091.